面對變化的社會環境和培養創新型人才的目標，高等院校作為培養人才的重地也在發生著變化。為了提高核心競爭力，越來越多的高校選擇用信息化手段來優化自己的組織管理。在中國，從組織結構和管理模式看，很多高校都具有兩種特點：一方面，它們的人、財、物、信息的管理和教務、科研、學生、行政和后勤的管理，與一個大型企業沒有太大的差別，尤其是經過廣泛的學院合并，一校多園、一校多院、一校多制，使得很多大學已經越來越與集團性的企業相類似；另一方面，大學的所有制特性、長期的管理模式，讓大學的內部管理與控制，與行政機關沒有太多的差別，特別是內部的黨務和管理機構，更是典型的上傳下達與協調均衡體系。高校也必須接受市場競爭的考驗，如何升級原有的IT系統，提高管理的效能和效率，是所有高校管理者面臨的無法避開的問題。高校領導也都意識到要想管好一個龐大的高校組織，更好的實現其校內管理的目標，選擇一個適合學校自身的協同管理平臺至關重要。
自從教育部在2000年10月做出了建設校園網工程的決定，“數字化校園”這個詞就成了高校的流行語。現如今，隨著我國數字化校園建設的快速發展，高校協同辦公系統（簡稱：OA系統）作為大學資源計劃URP（University Resourse Planning）的一個重要組成部分得到越來越廣泛的應用，同時高校對OA系統提出了更高的要求。
OA系統需在滿足學校下屬各單位和部門的通用辦公需求的基礎上實現公文管理和各種辦公業務，處理好辦公流程的同時，協同工作系統應采用不同的方式在不同的層面進行應用整合，滿足辦公的各個業務應用需求，實現高校辦公信息化的功能齊備，應用完整的系統。結合我們實施過眾多高校的OA系統搭建工作的經驗，總結出OA系統建設主體目標如下：
1）通過OA系統平臺，搭建一個領導決策支持系統和教職員工辦公信息平臺。
2）建立執行流程、解決手工處理辦公事務的繁瑣、滯后及無法進行信息統一管理和分析的問題；實現學校各部門、各教職員之間的信息共享和協同工作，以提高學校管理水平和效率。
3）實現網上協同辦公，實現文件收發管理、文件報送、分發等多種對內、對外服務功能和辦公業務的自動化，實現學校內無紙化辦公。
4）規范行政辦公和審批流程，文件審批、報送，實現學校與各上下級機構之間無紙化辦公，改善現有靠人工傳遞、發傳真、打電話的傳統辦公模式；節省辦公費，建設節約型高校。
5）建設一套高效的信息溝通平臺和信息交流與共享機制，采集和積累各類信息資源并實現共享，使學校各部門、各學院內部的通信和信息交流快捷暢通，為領導督辦、輔助決策提供最大限度的支持。
6）實現辦公管理流程自定義與規范化管理相結合，高速快捷。
7）通過協同管理、內部BBS、公告、調查、計劃管理等多種渠道以實名形式向領導提交申請和意見建議，實現學校內部的有效溝通交流。
8）基于INTERNET技術，實現跨部門、跨地域的知識、能力、資源的應用，使組織中的每一位成員在任何地點都能享受到組織的支持。
9）使學校各部門、各學院的辦公業務和管理規范化、合理化、高效化。
10）通過采取加強組織規章制度的執行監管，規范組織成員的工作行為，提供方便快捷的交流溝通方式，落實工作事務的責任和實時監控工作計劃的執行等各種措施，來提高協同事件的處理效率，提升員工的工作績效，提升組織的事件應對能力，增強組織凝聚力，實現管理方案的落實，最終實現組織綜合實力的全面提升和市場競爭能力的大幅提升。
11）實現深層次的移動應用，通過移動終端訪問OA系統，尤其是針對校領導，提供基于平板電腦及手機的移動查閱、移動審批和手寫簽批系統等應用。
3、方案框架
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一級功能 |
功能描述 |
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協同工作 |
支持組織機構內完整的協作事務管理過程：新建事項、待發事項、已發事項、待辦/已辦事項、超期督辦事項、流程管理等 |
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表單應用 |
支持自定義電子表單將設計的表單和協同流程綁定，完成企業多樣化事務審批管理：表單查詢、表單統計、表單制作、模板制作、表單業務、基礎信息維護、枚舉管理、表單首頁等 |
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電子郵件 |
新建郵件、收件箱、已發郵件、草稿箱、垃圾箱、查找郵件、公共地址薄、私人地址薄、移動郵件、郵件轉發協同、下載郵件 |
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文檔管理 |
支持對于組織行為的信息存儲，對個人、單位、公文、項目文檔進行集中式信息管理：我的文檔、單位文檔、公文檔案、項目文檔、綜合查詢等； |
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日程計劃會議 |
提供完整的日程/計劃/會議管理系統，包括：我的計劃、計劃管理、我的日程、日程管理、日程視圖、日程統計、會議管理等 |
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公共信息 |
提供組織內公共信息的發布、交流管理平臺，包括：公告、調查、討論、新聞、公共信息管理等 |
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綜合辦公管理 |
支持對組織基本的辦公信息管理：車輛管理、辦公用品管理、辦公設備管理、圖書資料管理等 |
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Web IM |
支持單人、多人間即時會話并圍繞協同、公文、項目等業務進行自由討論：單人會話、多人會話等 |
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協同精靈 |
整合office系統提供一種托盤方式登錄協同系統：A6首頁、新建協同、我的文檔、單位文檔、在線用戶、查詢用戶、重新登錄、關于我們、退出系統等 |
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人事檔案管理 |
對單位的人員的基本檔案信息做記錄管理：檔案管理、業務管理、查詢統計、自定義信息、日志管理、HR操作員管理、工資管理等 |
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多空間管理 |
個人空間、部門空間、單位空間、業務空間 |
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常用工具 |
員工通訊錄、常用鏈接、外部聯系人、計算器、萬年歷、工作條、積分查看、歷史數據查看 |
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全文檢索 |
即時搜索 |
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系統設置 |
組織模型設置:提供用戶、組織、角色、權限等數據模型的維護和服務：組織機構、職務級別、崗位名稱、人員管理、外部人員、角色及權限、系統組等 |
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業務設置：支持各類組織按需要對功能業務進行設置，規范業務管理：預置包導入、表單應用、協同模板設置、公共信息設置、積分管理設置、項目分類設置、關聯系統設置等 |
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HTTPS安全傳輸應用:支持基于數字證書的身份認證和信息加密傳輸等 |
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應用設置:支持各類組織根據行業特點對系統應用做不同配置：首頁及登錄頁設置、關聯系統設置、項目分類設置、系統格式設置、郵箱設置、首頁框架、公共資源和常用語設置、IM固定會話設置等 |
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管理維護:支持對整個系統管理和維護，包括：配置性能管理、空間管理、日志管理、印章管理、系統開關、致遠服務、密碼安全管理、系統管理員密碼設置等 |
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身份認證:提供硬件加密的方式識別用戶身份，登錄系統及處理業務等； |
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可選擴展應用模塊功能 |
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高級公文管理 |
支持各類組織按國家標準進行各類公文的管理：收文管理、發文管理、簽報管理、公文查詢、公文督辦、公文交換、公文統計、流程管理、公文模板、公文設置等 |
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身份驗證客戶端 |
IP地址控制、內外網隔離、USBkey登錄驗證 |
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高級office套件 |
痕跡保留、公章管理、手寫批注、支持WordExcelWpsET格式、支持表單簽字蓋章+實現在線PDF文檔閱讀、權限控制、安全管理等更多應用，客戶端無須安裝PDF閱讀器 |
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電子簽章套件 |
支持簽章制作、表單html簽章、office簽章；具有公章或簽名的密碼管理、真偽性校驗、支持USBkey硬件方式加密 |
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移動應用 |
實現移動終端（智能手機、IPAD、一人一本等）上的協同辦公應用。包括查看、處理、發起、語言協同等功能 |